¿Qué es Verifactu?
VERIFACTU es un sistema de facturación electrónica que surge con el objetivo de digitalizar y controlar el proceso de emisión de facturas en tiempo real. Obliga a las empresas y a los autónomos a generar y registrar sus facturas en un formato electrónico específico y enviarlas de forma automática a la AEAT en el momento en que se emiten.
Contribuyentes obligados
El uso de Verifactu será obligatorio para todos aquellos contribuyentes que emitan facturas:
› Autónomos
› Pymes
› Grandes empresas
Por tanto, la gran mayoría de negocios o profesionales que realicen operaciones de venta de bienes o servicios estarán obligados a usar este sistema de facturación electrónica. No obstante, se prevé que las pequeñas empresas o ciertos sectores de actividad puedan contar con un periodo de adaptación más amplio, o incluso quedar exentos temporalmente del uso obligatorio de Verifactu.
Excepciones
› Contribuyentes que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII).
› Empresas en territorios forales con normativa propia.
› Sujetos no obligados a emitir factura.
¿Cuándo entra en vigor la normativa?
La obligatoriedad se produce en estas fechas:
› 1 de enero de 2026 para empresas.
› 1 de julio de 2026 para autónomos.
¿Qué conlleva la actualización a una versión adaptada a Verifactu?
El envío de las facturas inmediato a la AEAT es voluntario. Sin embargo, si el contribuyente decide no enviar las facturas, el software que se utilice debe ser capaz de hacerlo. Si no se envían voluntariamente, deberán enviarlas cuando la AEAT se lo solicite. El modo de trabajar enviando las facturas de forma voluntaria a la AEAT se denomina sistema Verifactu, y en caso de no enviarlas, sistema No-Verifactu.
En definitiva, tanto si se decide enviar de forma voluntaria o no las facturas a la AEAT, los contribuyentes están obligados a trabajar con un software de facturación adaptado a partir de la entrada en vigor de la nueva normativa. Se comenta que existirá más posibilidad de padecer una comprobación tributaria en el supuesto de que se opte por el sistema No-Verifactu, pero no existe certeza en esta hipótesis.
Certificado digital
Para la comunicación de los registros de facturación a la Agencia Tributaria es necesaria la utilización de un certificado digital. En este sentido, la AEAT permite que el mismo proveedor del software de facturación proporcione su propio certificado digital, previo consentimiento por parte del emisor de las facturas.
¿Qué datos se envían a la AEAT?
De cada factura que se emita, los datos más importantes que se envían son:
› Fecha de emisión de la factura.
› Número de la factura.
› Datos del emisor y del receptor.
› Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA.
Multas por usar software no conforme
La legislación exige que los programas de facturación garanticen integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los registros. Si tu sistema falla en alguno de estos puntos o no está homologado, puedes recibir una multa de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal.
Sanciones por no emitir facturas electrónicas
Si entre empresas (B2B) estás obligado a emitir factura electrónica pero no lo haces, o la factura no incluye todos los datos que exige la normativa, puede haber sanciones adicionales que, en algunos casos, llegan a 10.000 euros dependiendo del volumen, la gravedad y si es algo repetido.
Requisitos de conservación y alteración de registros
No conservar debidamente las facturas (emitidas o recibidas) durante los plazos legales, o utilizar sistemas que permitan alteraciones sin registro, también puede derivar en sanciones. En algunos casos son fijas, en otros proporcionales al importe afectado.
Gravedad, reincidencia y funcionamiento intencionado
Las multas pueden ser mayores si la infracción es considerada grave, si ha habido intención de fraude o si se repite la conducta en distintos ejercicios fiscales. Incluso si no hay perjuicio económico evidente, el mero incumplimiento técnico puede ser sancionable.
Si uso hojas de cálculo (excel, numbers,etc) o procesadores de texto (Word, pages, etc.) ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas de información?
El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
› Introducir los datos de las facturas.
› Expedir e imprimir las facturas.
› Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
Comprobación por parte de la AEAT
La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.
Le recordamos que la no utilización de los sistemas puede incrementar el riesgo de comprobaciones tributarias.
Software de facturación
Este despacho pone a su disposición un software de facturación por un pequeño coste mensual, que cumple la normativa tanto Verifactu como No-Verifactu y que estará actualizado continuamente con todas las modificaciones legales. Además, se podrá contar con servicios de atención para su implantación.
Si NO se deseara, la AEAT pone a disposición un software gratuito para quien quiera utilizarlo, pero únicamente será Verifactu, es decir, si se utiliza la versión gratuita de la EAT todas la facturas serán remitidas automáticamente. En este supuesto, no se contará con asesoramiento técnico ni de implantación al no conocer la aplicación.
Nota final
Las dudas que la nueva situación provoca son muchas y existe mucha confusión en todos los ámbitos, y entendemos que se irán resolviendo con el tiempo.