Nuevas obligaciones de información en los contratos de trabajo

Las empresas no tienen que modificar o actualizar los contratos en vigor. Sin embargo, sí están obligadas a proporcionar toda la información sobre los elementos esenciales del contrato y las condiciones laborales que hemos detallado cuando un trabajador así lo solicite.

El plazo para facilitar toda la información sobre salario, complementos, duración y distribución de la jornada o el plan de igualdad, es de 30 días hábiles desde que un trabajador la solicite.

El Real Decreto no prohíbe toda remisión al convenio colectivo. De hecho, permite expresamente que determinada información se facilite mediante una referencia a la ley, reglamento o convenio colectivo aplicable. Lo que exige es que la referencia sea precisa y permita identificar claramente la disposición concreta aplicable.

Por ejemplo, determinadas cuestiones relativas al salario, jornada, horas extraordinarias, vacaciones, periodo de prueba, formación, extinción o Seguridad Social pueden comunicarse mediante esa referencia precisa.

Lo que resulta mucho más cuestionable a partir de ahora es utilizar fórmulas genéricas como «salario según convenio», «jornada según convenio» o «vacaciones según convenio» sin ninguna otra concreción. Si se opta por la remisión, conviene identificar claramente el convenio y el precepto que regula la condición a la que se hace referencia.

Además, existen materias para las que el apartado 3 del artículo 3 el Real Decreto 723/2026 no autoriza esa sustitución mediante una simple referencia normativa. Destaca, por ejemplo, el modo de cálculo de la retribución variable, la concreta causa justificativa de un contrato temporal, las reglas de una distribución irregular de jornada o determinados sistemas algorítmicos.

En términos prácticos, habrá que revisar especialmente los modelos de contrato y anexos en los que hasta ahora se utilizaban remisiones genéricas al convenio, para ello detallamos algunos aspectos a valorar:

1. Los complementos variables tendrán que explicarse

La regulación no se limita a exigir el importe del salario base y los complementos. Cuando existan conceptos variables, la empresa debe informar también de su modo de cálculo y de los criterios que determinan su percepción.

Esto puede tener una incidencia considerable en sistemas de bonus, comisiones, incentivos por objetivos o retribución variable. No bastará con hacer constar que el trabajador puede percibir «un incentivo conforme a la política de empresa» si esa formulación no permite conocer cuáles son las reglas que determinan el derecho a cobrarlo.

Además de cumplir formalmente con el Real Decreto, una correcta redacción de esta información puede resultar fundamental en futuros conflictos sobre si un determinado incentivo es discrecional, consolidable, condicionado al cumplimiento de objetivos o susceptible de modificación empresarial.

2. Debe concretarse la jornada y su distribución irregular

Cuando exista distribución irregular de jornada deberá identificarse además el sistema utilizado, las horas y días de referencia en los que puede exigirse trabajo y los periodos mínimos de preaviso tanto para el comienzo como para la cancelación de una tarea.

Para los trabajadores fijos-discontinuos deberán indicarse los periodos de actividad e inactividad o, cuando no puedan determinarse exactamente, una estimación.

Recuerde que:

Este Real Decreto es fundamentalmente una norma de información y transparencia. Ello no significa que mediante este documento la empresa pueda introducir cualquier distribución de jornada o modificar unilateralmente las condiciones contractuales. Siguen siendo aplicables las reglas legales y convencionales sobre jornada, modificación sustancial y restantes derechos laborales; el propio Real Decreto lo deja expresamente a salvo.

3. Nuevo derecho de información individual sobre algoritmos e inteligencia artificial

Una de las novedades más llamativas es la obligación de informar sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones cuando intervengan en decisiones sobre las condiciones de trabajo.

La información deberá comprender las pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando esos sistemas se utilicen para determinar o modificar aspectos como la jornada, la asignación de tareas, el salario, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato.

Este derecho individual complementa el que ya reconoce el artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores a la representación legal de las personas trabajadoras para conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que puedan incidir en las condiciones laborales, el acceso y el mantenimiento del empleo.

Pero conviene realizar una precisión: el Real Decreto habla de pautas, criterios y reglas de funcionamiento. No dice literalmente que deba proporcionarse el código fuente del programa ni revelar necesariamente cada detalle técnico o fórmula matemática utilizada. En cada caso habrá que determinar qué información es necesaria para que el trabajador conozca de forma efectiva cómo interviene el sistema automatizado en las decisiones que afectan a sus condiciones laborales.

Esta obligación será especialmente relevante para empresas que utilizan herramientas automáticas para elaborar cuadrantes, asignar rutas o tareas, calcular incentivos, evaluar productividad, puntuar empleados o adoptar decisiones de promoción o terminación contractual.

4. Obligación de informar sobre el plan de igualdad, protocolos y medidas LGTBI

El documento deberá identificar el plan de igualdad que resulte aplicable y, si existe, la política empresarial de conciliación cuando desarrolle o mejore la regulación laboral mínima. También deberá facilitarse información sobre el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo.

El Real Decreto incorpora igualmente el deber de informar sobre el conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI cuando la empresa disponga de dichas medidas.

Desde un punto de vista práctico, no parece necesario reproducir íntegramente todos esos documentos dentro del contrato. Lo prudente será identificarlos de forma inequívoca e indicar el medio a través del cual el trabajador puede acceder a ellos, sin perjuicio de las restantes obligaciones legales de información que correspondan.

5. Qué ocurre con los contratos que ya están vigentes?

Esta es probablemente una de las cuestiones que más preocuparán a las asesorías y departamentos de recursos humanos.

La norma no obliga a rehacer automáticamente todos los contratos existentes desde el 5 de Octubre de 2026, que es la fecha de su entrada en vigor.

Para las relaciones laborales que ya estén vigentes a la entrada en vigor el Real Decreto, la empresa deberá proporcionar la nueva información cuando lo solicite la persona trabajadora. Dispondrá para ello de treinta días hábiles desde la recepción de la solicitud, siempre que el trabajador no tuviera ya la información en su poder.

Esto supone una diferencia práctica importante: no existe una obligación general de enviar de oficio un nuevo anexo informativo a toda la plantilla por las condiciones históricas. Sin embargo, a partir de la entrada en vigor, cualquier modificación de los elementos sujetos a información sí deberá comunicarse conforme a la nueva regulación.

Por ello, aun cuando jurídicamente no sea obligatorio regularizar de oficio todos los contratos, puede resultar aconsejable disponer desde el primer momento de un procedimiento para atender las solicitudes de trabajadores y generar rápidamente el correspondiente documento informativo.

6. Las modificaciones ya no pueden comunicarse un mes después

El antiguo Real Decreto 1659/1998 permitía informar de las modificaciones en el plazo de un mes desde que fueran efectivas. La nueva regulación exige comunicar cualquier modificación lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que produzca efectos.

Esto obliga a coordinar mejor las actuaciones de dirección, recursos humanos, nóminas y asesoría laboral. Una modificación retributiva, de jornada o de otras condiciones sometidas a este deber informativo no debería llegar a nóminas o al trabajador después de haberse producido: la documentación tendrá que estar preparada para la fecha de efectividad.

7. ¿Existen reglas específicas para los pescadores y la gente de mar?

El Real Decreto dedica una regulación específica a los pescadores y a la gente de mar, para los que establece obligaciones particulares en materia de formalización del contrato e información sobre sus condiciones de trabajo.

Una primera diferencia respecto del régimen general es importante: estas disposiciones se aplican con independencia de la duración del contrato. En concreto, el capítulo III se aplica a los pescadores que presten servicios a bordo de buques pesqueros abanderados en España o registrados bajo plena jurisdicción española, mientras que el capítulo IV regula los contratos de la gente de mar que preste servicios a bordo de buques abanderados en España o registrados bajo plena jurisdicción española.

En ambos casos, el contrato de trabajo deberá formalizarse siempre por escrito y el armador deberá informar también por escrito sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral.

Cuando toda la información exigida figure ya en el contrato escrito que obra en poder de la persona trabajadora, la obligación se entenderá cumplida. Si el contrato solo recoge una parte de esa información, el armador deberá facilitar por escrito la restante.

Consulte este apartado si quiere saber más sobre las reglas específicas que regulan la información sobre los elementos esenciales del contrato de trabajo para los pescadores y la gente de mar.

8. ¿Y si se envía al trabajador al extranjero?

Cuando la prestación habitual vaya a realizarse en el extranjero durante más de cuatro semanas consecutivas, la empresa deberá completar la información indicando, entre otros extremos, el país o países de destino, duración, moneda del salario, retribuciones y compensaciones vinculadas al desplazamiento y las condiciones de repatriación.

En los desplazamientos temporales a Estados de la UE o del Espacio Económico Europeo deberá facilitarse asimismo determinada información sobre retribución conforme a la legislación de destino, reembolso de gastos y el enlace al portal oficial del Estado de acogida. Toda esa información tendrá que entregarse antes de la partida.

9. ¿Qué ocurre si la empresa no cumple?

El Real Decreto 723/2026 no establece un régimen sancionador específico. No obstante, el incumplimiento de las obligaciones de información que regula puede encajar en la infracción ya prevista en el artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Este precepto califica como infracción leve no informar por escrito a la persona trabajadora sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral, en los términos y plazos establecidos reglamentariamente.

Precisamente, el Real Decreto 723/2026 es el que pasa a determinar cuáles son esas condiciones sobre las que debe informarse, el contenido que debe tener la información y los plazos en los que debe facilitarse. Por ello, el incumplimiento de las nuevas exigencias reglamentarias puede tener consecuencias en el ámbito sancionador.

De acuerdo con el artículo 40.1.a) de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), las infracciones leves en materia de relaciones laborales se sancionan con multas de 70 a 150 euros en su grado mínimo, de 151 a 370 euros en grado medio y de 371 a 750 euros en grado máximo.

Ahora bien, conviene diferenciar el incumplimiento del deber de información del incumplimiento de la propia condición laboral sobre la que debe informarse. Por ejemplo, una cosa es que la empresa no informe correctamente sobre la jornada, las vacaciones o la contratación temporal y otra distinta que, además, incumpla las normas que regulan esas materias. En este último caso podrían resultar aplicables, según las circunstancias, otras infracciones previstas en la LISOS.

Por tanto, la novedad del Real Decreto no consiste en crear una nueva sanción, sino en ampliar y concretar considerablemente la información que la empresa debe proporcionar, de manera que el ámbito de aplicación del deber cuyo incumplimiento ya contempla el artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social adquiere ahora una relevancia práctica mucho mayor.

Además, desde un punto de vista práctico, la documentación entregada a la persona trabajadora puede adquirir especial importancia en caso de discrepancia posterior sobre sus condiciones de trabajo. De ahí que no solo resulte aconsejable cumplir con la entrega formal de la información, sino también comprobar que su contenido coincide con las condiciones realmente aplicadas y conservar prueba de qué información se facilitó y en qué fecha.

10. ¿Cómo deben actuar a partir de ahora las empresas?

La actuación más recomendable no consiste únicamente en modificar el modelo de contrato, sino en revisar globalmente el proceso de contratación.

En concreto, conviene comprobar los modelos de contratos y anexos utilizados; preparar un documento complementario con toda la información del artículo 3 del Real Decreto 723/2026; revisar referencias demasiado genéricas al convenio colectivo; documentar adecuadamente salarios variables y sistemas de incentivos; identificar qué programas o sistemas automatizados intervienen en decisiones laborales; establecer un procedimiento para informar de cambios antes o en la fecha en que se hagan efectivos; y preparar un mecanismo para responder dentro de los treinta días hábiles a las solicitudes de trabajadores con contratos anteriores.

Aquí existe además una recomendación especialmente práctica: la empresa debe conservar prueba de la entrega. Si se utiliza el correo electrónico, portal del empleado, aplicación corporativa o firma digital, el sistema deberá permitir demostrar qué documento se puso a disposición del trabajador, en qué fecha y con qué contenido. La norma exige expresamente conservar prueba de la transmisión o recepción cuando se empleen medios electrónicos.